Elektronický preklad

Zaručená konverzia a elektronický preklad na právne úkony

Pre účely elektronického prekladu na právne úkony, ak ide o preklad listín určených do cudzieho jazyka, a preklad je určený na použitie v zahraničí, klient poskytujete prekladateľovi elektronické-digitalizované podklady v slovenskom jazyku. Tieto podklady môžu mať formu

elektronický dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom (originálne vystavený elektronický dokument) alebo
notárska elektronická osvedčená fotokopia listinného dokumentu , spravidla vo formáte Konverzia.asice, skonvertovaná u notára do elektronickej formy z predloženého listinného originálu.

Takto pripravené podklady odovzdávate prekladateľovi na účely pripravenia elektronického prekladu.

Pozor: Konverzie vykonávajú aj iné autorizované osoby, než len notár, napr. IOMO-Slovenská pošta, Konverzie Slovenskej pošty však sú určené pre použitie len na Slovensku, a nie v zahraničí. Konverzie od advokáta sú určené najmä pre zasielanie podkladov na súd, advokát neosvedčuje pravosť listín. Pri kontakte s prekladateľom využívajte výlučne konverzie z Notarskych úradov.

Ak ste sa na notariát neustanovli osobne, a chcete vedieť, či konverzia ktorú Vám zabezpečovali pracovníci, tretí dodávateľ a podobne, pripravená na diaľku, a dodaná napr. preposlaním do schránky, E-mailu alebo na USB kľúči, a potrebujete vedieť, či je konverzia v poriadku, overte si ju v Slovenskom centrálnom registri konverzií: https://ezzk.iomo.sk/portal/ezzk/dashboard

Zaručená konverzia - Čo potrebujete vedieť pre zadanie elektronického prekladu?

Zaručená konverzia je proces veľmi podobný osvedčovaniu listinných dokumentov u notára (ľudovo overenie pravosti fotokópie), ale vykonáva sa v už elektronickej forme. Z pôvodného dokumentu vzniká nový, ktorý je použiteľný na právne úkony a potvrdzuje, že (listinný) dokument pri konvertovaní (zdigitalizovaní na notárskom úrade) nebol pozmenený, ale je totožný so svojím originálom. Po objednaní zaručenej konverzie na notariáte je výsledkom konverzie elektronický súbor vo formáte napr. Konverzia.asice, s koncovkou .asice alebo PDF/A1-1a, v ktorom je obsiahnutý obsah pôvodnej listiny + zoznam bezpečnostních prvkov, ktoré videl notár pri osvedčovaní + notárova elektronická doložka a pečať. Na prečítanie takéhoto súboru Konverzia.asice potrebujete mať vo svojom počítačí softvérovú aplikáciu. (vyrábajú ju spoločnosti Ditec, Disig, Background), pretože nie je súčasťou balíčka Microsoft.

Ak si softvér nechcete dokupovať a do konverzie.asice nechcete nahliadať, v ďalšom kroku Konverziu.asice prekladateľovi preposielate via E-mail alebo na USB ešte před zadaním, na konzultáciu, či môže z technických hľadísk prijať tieto podklady na elektronický preklad.

Podrobnosti o konverzii

Osvedčovnie pravosti fotokopie sa týka výhradne listinných dokumentov.

Zaručená konverzia (v prípade zadávania prekladov notárske zdigitalizovanie) umožňuje:

prevod dokumentu z listinnej formy do elektronickej,
prevod dokumentu z elektronickej formy do listinnej,
prevod dokumentu z elektronickej formy do elektronickej (napr. zmena formátu dokumentu),

pričom stále platí, že nový dokument si zachováva právne účinky pôvodného dokumentu (ak sa digitalizuje originál, zaručená konverzia (notárom vykonaný digitalizát) je tiež platná na právne úkony rovnako jako originál).

Obdobne ako pri osvedčovaní, kde sa o vykonaní osvedčenia vedie záznam (centralizovaný), aj pri zaručenej konverzii vykonáva oprávnená osoba (v prípade plánovaného elektronického prekladu len notár) záznam o vykonaní konverzie, ktorý autorizuje elektronickým podpisom alebo pečaťou.

V minulosti bola táto evidencia lokálna, od 1.12.2019 sa táto evidencia vedie aj centralizovane, pričom záznam o každej vykonanej zaručenej konverzii musí byť zapísaný do tejto centrálnej evidencie.

Zmyslom centrálnej evidencie je jej sprístupnenie používateľom, ktorí môžu overiť či bol predložený dokument skonvertovaný v súlade so zákonom a oprávnenou osobou, a teda, či konvertovaná podoba dokumentu, ktorá vznikla samotnou zaručenou konverziou má účinok osvedčenej kópie. Tým sa výrazným spôsobom zvyšuje právna istota pri používaní dokumentov vytvorených procesom zaručenej konverzie.

Zaručená konverzia vstúpila do praxe v zmysle znenia zákona č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente a bola realizovaná lokálne v počítačoch oprávnených osôb (napríklad notár, advokát). Za účelom dohľadu, aby boli jednotlivé konverzie vykonávané správne, bola k 1.12.2019 novelou zákona o e-Governmente zriadená Centrálna evidencia záznamov o zaručenej konverzii. S cieľom zabrániť pochybnostiam o vykonanom procese konverzie je ambíciou Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky do tejto evidencie zahrnúť aj záznamy o zaručených konverziách vykonaných spred 1.12.2019.

Viac informácií nájdete

Záznamy uložené v Centrálnej evidencii záznamov zaručenej konverzie je možné overiť na portáli https://ezzk.iomo.sk/portal/ezzk/dashboard.

Viac informácií o samotnej zaručenej konverzii, o spôsobe registrácie do centrálnej evidencie záznamov o vykonanej zaručenej konverzii je k dispozícii:

Vyhláška o zaručenej konverzii

Legislatívnym základom pre vyhlášku č. 331/2018 Z. z. Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky z 8. novembra 2018 o zaručenej konverzii (ďalej len „vyhláška o zaručenej konverzii“) je zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) zo dňa 4. septembra 2013.

Oznámenie o zverejnení formulárov k zaručenej konverzii

Dňa 14. 10. 2019

Ministerstvo investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky oznamuje, že v nadväznosti na povinnosti, ktoré mu stanovuje § 60 písm. h) zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) najneskôr 1. decembra 2019 zriadiť centrálnu evidenciu záznamov o vykonanej zaručenej konverzii a povinnosť prideľovať osobám vykonávajúcim konverziu evidenčné číslo záznamu o vykonanej zaručenej konverzii podľa § 39 ods. 6 zákona o e-Governmente, zverejní na svojej webovej stránke vzory nových formulárov osvedčovacích doložiek a záznamov o vykonanej zaručenej konverzii.

Novela vyhlášky o zaručenej konverzii je dostupná na pod číslom 70/2021 tu:

LINKA: https://www.slov-lex.sk/pravne-predpisy/SK/ZZ/2021/70/20210301